沒人用的系統，比沒有系統更貴
前兩篇，我講了「為什麼做」：控制成本 & 就是想做。
這一篇，要講整件事最難、也最反直覺的一關。
很多人以為，做系統最難的是把它做出來。錯！做出來，只是最簡單的一半！
最難的是這件事：做出來之後，要有人用！
而如果你也是接班、也想在家裡那間公司推點新東西，你大概比誰都懂這句話有多痛。因為要說服的，往往是跟著爸媽做了二三十年、早就有一套自己習慣的老員工。
沒人用的系統，成本是負的
殘忍的算式：一套沒人用的系統，成本不是零，是負的。
花了時間、花了錢、花了心力把它做出來，然後沒有換回任何價值。不只沒賺到，還把「本來可以拿去做別的事」的資源，倒進了一個沒人打開的黑洞。
一套沒人用的系統，比沒有系統更貴。
沒有系統，至少沒付出開發成本；有一套沒人用的系統，付了全部成本、拿回零回報。
所以我很早就想通一件事：「系統能不能用」跟「系統有沒有人用」，是兩個完全不同的問題，而後者才是生死線。
功能再強、報表再準，只要員工不打開它，它就是一堆昂貴的廢鐵。
那，怎麼讓人用？
我不相信「教育訓練」。我不相信開會宣導能讓人養成習慣。發使用手冊、三令五申「大家記得要用系統喔」，用規範強迫人去使用工具，事倍功半，效果可能趨近於零。
若在一間有老員工的公司，越是「要求」他們改，他們心裡的抗拒就越大。
因為對他們來說，現在這套（哪怕是紙本、是 excel、是老師傅的腦袋）明明就能用，你這個「少東」憑什麼要他們砍掉重學？
我一直都知道：人不會因為你叫他用就用，人只會用「不用還比較麻煩」的東西。
所以與其去「改變」人的習慣（那幾乎不可能），不如換個方向：讓系統，變成大家本來就要做的第一件事。
讓「打開它」變成肌肉記憶
上班第一個動作是什麼？打卡。
那我就把打卡做進系統。要打卡？打開它。你每天上班的第一個動作，就是打開這套 ERP。
不是因為我要你打開，是因為你要打卡，而打卡在這裡。
日復一日，「打開系統」就從一個需要提醒的動作，變成一個不需要思考的肌肉記憶。
這是整套設計裡我最得意的一步：我沒有去改變人的習慣，我把系統長進了人本來就有的習慣裡。
不用說服任何人「這套系統很好、要愛用」，只要讓「打開它」變成像刷牙一樣自動，剩下的就交給時間。
不給任何人「切換到另一套」的理由
養成「打開」的習慣只是第一步。第二步是：打開之後，他要做的所有事，都在這裡面。
因為習慣最怕切換。如果打卡在 A 系統、管動物要開 B 系統、送計劃書審查又要登入 C 系統，那每一次切換，都是一次「算了我等等再用」的機會，而「等等」，通常就等於「不會」。
切換成本，會慢慢把你辛苦養起來的習慣殺死。
所以我做了一個決定：把所有東西塞進同一套。
動物管理進來：不讓照顧動物的同事，為了記一筆觀察，還要跳去另一套。
計劃書審查進來：讓客戶送件、審查委員審查、內部核決，全在同一個地方發生。
再加上前面的採購／收貨／銷貨和打卡，於是這套系統把所有角色綁在了一起：
審查委員、客戶、員工、經營者，全部站在同一套系統上。客戶送的計劃書，審查委員直接在這裡審；審過的案子，直接連到動物、連到採購、連到成本。沒有交接、沒有轉檔、沒有「你那邊的資料能不能傳給我」。一套系統，把大家綁在一起，效率才拉得到最大。
有人會說，這是「God App」
我知道，只要是懂技術的人看到「什麼都塞進同一套」，一定會皺眉。這在軟體工程裡有個貶義的名字，叫 God App —— 一個什麼都管、把太多不相干的功能綁在一起的怪物。違反單一職責、耦合太重、不好擴展。
正規的建議會是：拆開，做成一個個獨立的小系統（微服務），各自獨立、各自維護。
但這套建議有個前提：有一個團隊。
對一間一個人維運系統的公司，把東西拆開的代價 —— 服務之間怎麼溝通、資料怎麼保持一致、N 套部署、N 份監控 —— 這不是幫助，是災難。
我把這隻「God App」扛在一台機器上，換來的是「我一個人 hold 得住」。這不是我不懂拆，是我算過帳之後，故意不拆。
我想講的其實是一句更通用的話，給每一個接班的你：
架構的對錯，要放進「誰來維護、為誰服務」的脈絡裡看。教科書給的是通則，但我們要解的，是這間公司的題。別人罵我土、罵不專業，只要確定我的選擇，是為了讓公司「更好地活著」，那就夠了。
但老實說，我們還在半路上
我不想把這件事寫得像已經大功告成，還沒有。
豬博士這套系統，到現在大概測試了一個多月，我預計年底才會轉正式版。這中間就是不斷遇到問題、再慢慢解決。
光是最近，我還在處理銷貨單的開立流程（選客戶、出庫、庫存自動扣掉）。還有令人頭痛的：員工權限到底要怎麼切，才能同時好用又符合法規 —— 誰能開單、誰能核准、能不能同一個人校長兼撞鐘（自己開、自己審）。這件事我到現在都還在研究。
整合了打卡之後，確實有人會準時打開它，但也還是有人會忘記。習慣的養成，本來就不是一天的事。
不過就算在這個還不完美的階段，好處已經冒出來了：
一目瞭然，誰做了、誰沒做。光是「打卡這件事變得看得見」，管理上就輕鬆很多，我不用去追、去問，打開畫面就知道今天誰到了、誰還沒。
重複輸入的時間變少了。同一筆資料，不用在好幾個地方各填一次。
打卡，不是為了抓誰遲到
每天打卡，一定會有人心裡犯嘀咕：這是不是在監控我？
但在豬博士，這件事其實沒什麼火藥味。因為我們遲到不扣薪，事假、病假也不扣錢。
打卡對我來說，從來不是拿來「抓」誰、拿來扣誰錢的工具，它只是讓出勤這件事「看得見」而已。當懲罰那把刀不在，監控的壓力自然就散了。同事的反應，大多是「是有點麻煩，但 OK，我配合」。
說到底，我相信勞資關係應該是好來好去的：他幫我賺錢，我也幫他賺錢。
系統是拿來讓大家做事更順的，不是拿來當鞭子的。把工具的定位擺對了，人才願意跟你一起用它。
紙本還沒退休，而且我沒打算硬逼它退休
有個很「二代」的現實：紙本，還在。
因為上一代堅持要留紙本備份。而且他們的理由，其實一點都不迂腐。他們怕的是「數位會消失」 —— 系統會當機、硬碟會壞、雲端帳號會出事；但一疊紙放在櫃子裡，斷電也還在、公司真倒了它都還在。紙本，是他們心裡那個「永遠的 fallback」。
認真想想，這個顧慮是對的。所以現階段，豬博士是「系統 ＋ 紙本備份」兩套並行。
有人會笑這樣多此一舉。但接班的人會懂：改變一間公司的習慣，尤其是改變上一代的習慣，急不得。就像跟員工的關係一樣，要先用時間證明系統好用，用時間證明有效率，才能繼續。我能做的，是先把數位這套做到夠好、夠順、夠可靠，讓它自己一點一點把信任賺回來。不是一刀砍掉紙本、逼所有人就範，那樣做，系統會贏一時，但會失去人心，也會失去上一代那份「凡事留一手」的智慧。
肌肉記憶，是我的目標，不是我的現況。我還在往那裡走。
系統真正活著的那一刻
繞回最開頭：做出來只是最簡單的一半。
一套系統真正活著的那一刻，不是它上線的那天，而是某天發現，連最資深、最愛唸的那個老員工，都已經不記得「沒有它」的日子怎麼過的那天。
上班打開它、記收貨在它、查動物在它、審案子在它。它從一個「少東搞的東西」，變成了公司運作的空氣，連那疊紙本都自然而然被大家遺忘（莫名的完成無紙化）。
而那一天，可能還要好一陣子。但我知道它長什麼樣子，也知道自己正一步一步往那走。因為我把它，設計進了每個人每天非做不可的第一個動作裡。
洞察人心，利用人心，完成目的。這是我的願景，而願景在我這裡，會慢慢的，一一實現。